Facturation électronique : conseils pour éviter les doublons
Au cours de la phase de démarrage de la facturation électronique, une même facture pourra parfois être transmise par plusieurs canaux, notamment en cas de régularisation ou d'incident technique. Comment éviter les doubles paiements, les doubles comptabilisations ou les doubles déclarations de TVA ?
Facturation électronique : éviter les doubles paiements, déclarations, comptabilisations
La réforme de la facturation électronique ne doit pas conduire à multiplier les traitements d'une même opération.
L'administration rappelle qu'une facture régularisée ou transmise une seconde fois ne constitue pas une nouvelle facture. Une même opération ne doit donc jamais donner lieu à un double paiement, une double comptabilisation ou une double déclaration de TVA.
En pratique, lorsqu'une facture a été correctement transmise par le circuit électronique, il est recommandé d'éviter de l'envoyer systématiquement une seconde fois par mail, en PDF ou via un portail client.
Ces envois complémentaires risquent en effet de créer des confusions chez le destinataire et d'augmenter le risque de traitement en double.
En revanche, lorsqu'une facture n'a pas pu être transmise, a été rejetée ou n'est pas accessible au destinataire, l'envoi d'une copie par un autre canal peut permettre d'assurer la continuité de l'activité.
Dans cette situation, il est recommandé d'identifier clairement ce document comme un « duplicata », une « copie » ou une « copie de continuité », ou, à défaut, de préciser dans le message d'accompagnement qu'il ne s'agit pas d'une nouvelle facture, mais d'un exemplaire de la facture initiale.
Les références essentielles (numéro, date, montant, motif de l'envoi, etc.) doivent permettre de rattacher sans ambiguïté ce document à la facture d'origine.
Enfin, lorsqu'une facture est régularisée ou réémise après un incident technique, l'entreprise doit veiller à ce que cette nouvelle transmission ne soit jamais enregistrée comme une opération distincte.
Pendant la phase de démarrage, l'administration précise qu'elle fera preuve de souplesse si l'entreprise est en mesure de démontrer qu'elle a pris les mesures nécessaires pour prévenir tout double paiement, toute double comptabilisation ou toute double déclaration de TVA.
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